Begin met herkenbare klanten en projecten
Gebruik vaste tags, bijvoorbeeld de naam van een klant en de naam van een project. Koppel die aan de betreffende ritten. Als je later een selectie maakt, hoef je niet opnieuw uit te zoeken waar iedere rit bij hoorde.
Voor je boekhouder
Kies de rapportperiode en het voertuig. Exporteer als PDF of Excel, of gebruik CSV. Voeg de bedrijfs- en voertuiggegevens toe die je boekhouder nodig heeft. Controleer of er ritten ontbreken en of de categorieën en eventuele kilometerstanden kloppen voordat je het rapport deelt.
Voor een klant of project
Filter op de juiste tag en maak een overzicht van de bijbehorende ritten. Dat geeft je een onderbouwing voor de kilometers die je volgens afspraak wilt doorberekenen. Het rapport is geen factuur: maak die in je eigen facturatiepakket, met het afgesproken tarief en de juiste btw.
Let op bij meerdere tags
Een rit kan zowel bij een klant als bij een project horen. In een overzicht per tag kan dezelfde rit daarom in beide groepen meetellen. Tel klant- en projecttotalen niet bij elkaar op alsof het verschillende ritten zijn.
Zo houd je overzicht
Gebruik steeds dezelfde namen, controleer je ritten regelmatig en bewaar je rapporten bij je boekhouding. Zo kun je een rit ook maanden later nog plaatsen.